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Projekt-Teamassistenz / Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit

Wofür wir dich brauchen:

Die Projekt-Teamassistenz unterstützt die Projektleiter sowie die kaufmännischen und administrativen Bereiche des Unternehmens bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben.

Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation, unterstützt die Projektabwicklung und trägt maßgeblich zur effizienten Kommunikation zwischen Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern und Mitarbeitern bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Allgemeine Büroorganisation

Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe
Empfang und Betreuung von Kunden, Lieferanten und Besuchern
Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer
Reise- und Hotelbuchungen
Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr

Kaufmännische Verwaltung

Erfassung und Prüfung eingehender Lieferantenrechnungen
Rechnungseingangsprüfung von Nachunternehmerleistungen in Abstimmung mit den Projektleitern
Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
Dokumentenmanagement sowie digitale Ablage

Projektunterstützung

Administrative Unterstützung der Projektleiter
Erstellung und Nachverfolgung von Projektbestellungen
Koordination und Terminüberwachung von Materiallieferungen auf Baustellen
Abstimmung mit Lieferanten, Speditionen und Baustellenverantwortlichen
Zusammenstellung und Pflege projektbezogener Unterlagen
Unterstützung bei der Erstellung von Revisions- und Abnahmedokumentationen
Überwachung offener Dokumente und Fristen innerhalb der Projekte

Bürgschaftsmanagement

Beantragung von Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften
Pflege und Verwaltung der Bürgschaftsübersicht
Überwachung von Laufzeiten, Rückgaben und Freigaben

Organisation und Verwaltung

Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten
Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten
Personalanmeldungen für Baustellen, Kundenportale und Auftraggeber
Veranlassung und Überwachung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen für sicherheitsrelevante Bereiche
Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Einkauf und Materialwirtschaft

Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
Lieferterminüberwachung
Bearbeitung von Reklamationen

Anforderungsprofil:

Fachliche Qualifikation

Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation)
Idealerweise Berufserfahrung in einem mittelständischen Unternehmen der Elektro-, Handwerks- oder Baubranche
Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Teams)
Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen ist wünschenswert

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