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Projekt-Teamassistenz / Sekretariat (m/w/d) in Vollzeit

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Wofür wir dich brauchen:

Die Projekt-Teamassistenz unterstützt die Projektleiter sowie die kaufmännischen und administrativen Bereiche des Unternehmens bei sämtlichen organisatorischen Aufgaben.


Sie sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Büroorganisation, unterstützt die Projektabwicklung und trägt maßgeblich zur effizienten Kommunikation zwischen Kunden, Lieferanten, Nachunternehmern und Mitarbeitern bei.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten:

Allgemeine Büroorganisation

  • Telefonzentrale und Weiterleitung eingehender Anrufe
  • Empfang und Betreuung von Kunden, Lieferanten und Besuchern
  • Bearbeitung des Postein- und -ausgangs
  • Verwaltung zentraler E-Mail-Postfächer
  • Reise- und Hotelbuchungen
  • Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterial
  • Allgemeine Korrespondenz und Schriftverkehr

Kaufmännische Verwaltung

  • Erfassung und Prüfung eingehender Lieferantenrechnungen
  • Rechnungseingangsprüfung von Nachunternehmerleistungen in Abstimmung mit den Projektleitern
  • Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Projektdaten
  • Dokumentenmanagement sowie digitale Ablage

Projektunterstützung

  • Administrative Unterstützung der Projektleiter
  • Erstellung und Nachverfolgung von Projektbestellungen
  • Koordination und Terminüberwachung von Materiallieferungen auf Baustellen
  • Abstimmung mit Lieferanten, Speditionen und Baustellenverantwortlichen
  • Zusammenstellung und Pflege projektbezogener Unterlagen
  • Unterstützung bei der Erstellung von Revisions- und Abnahmedokumentationen
  • Überwachung offener Dokumente und Fristen innerhalb der Projekte

Bürgschaftsmanagement

  • Beantragung von Vertragserfüllungs- und Gewährleistungsbürgschaften
  • Pflege und Verwaltung der Bürgschaftsübersicht
  • Überwachung von Laufzeiten, Rückgaben und Freigaben

Organisation und Verwaltung

  • Erfassung und Pflege von Arbeitszeiten
  • Verwaltung von Urlaubs-, Krankheits- und Fehlzeiten
  • Personalanmeldungen für Baustellen, Kundenportale und Auftraggeber
  • Veranlassung und Überwachung von Zuverlässigkeitsüberprüfungen für sicherheitsrelevante Bereiche
  • Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeiter

Einkauf und Materialwirtschaft

  • Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
  • Lieferterminüberwachung
  • Bearbeitung von Reklamationen

Anforderungsprofil:

Fachliche Qualifikation

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (oder vergleichbare Qualifikation)
  • Idealerweise Berufserfahrung in einem mittelständischen Unternehmen der Elektro-, Handwerks- oder Baubranche
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel, Teams)
  • Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen ist wünschenswert

Werde JETZT Teil des Teams!

de_DEDeutsch